Planeaciòn Departamentala Capacitò a funcionarios de los Municipios

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La Secretaría de Planeación de Risaralda, a través de la dirección de Gestión Municipal, capacitó a los funcionarios de las alcaldías de los municipios sobre la importancia de adelantar un proceso eficiente y eficaz de la gestión documental.

El taller se trató sobre la “Actualización y convalidación de tablas de retención documental, archivos de gestión, transferencias documentales primarias, Formato Único de Inventario Documental”.

Uno de los puntos más importantes abordados durante esta capacitación estuvo relacionado con los criterios para la valoración documental, es decir, todos los documentos que se manejan en una administración como son contratos, derechos de petición, libros de contabilidad, impuestos, entre muchos otros que deben ser tratados con correctamente”, dijo el secretario de Planeación departamental, Claudio Olivella Orcasitas.

En esta misma jornada de trabajo, se abordó el tema relacionado con el análisis e interpretación de la información recolectada, relacionada con los siguientes aspectos:

  • Analizar la producción y trámite documental de acuerdo a las funciones y/o manuales de procedimientos
  • Valoración y Disposición Final de la documentación (Encuesta estudio Unidad Documental)
  • Conformación de series y subseries con sus respectivos tipos documentales (basados en la Encuesta y como resultado del análisis de manuales de funciones y procedimientos).
  • Codificación de Dependencias, Series y Subseries Documentales.
  • Establecer tiempos de retención de las series y subseries documentales en cada fase de archivo (Gestión Central).

Lo que buscamos con este tipo de ayudas técnicas es brindarles mayores herramientas a las alcaldías municipales para que realicen una muy buena gestión documental, ya que son documentos de consulta de los entes de control y del Estado, además de los funcionarios y la comunidad, por ende, se les debe dar un buen tratamiento”, indicó Orcasitas.

Dato de interés

Una de las funciones que tiene la dirección de Gestión Municipal adscrita a la Secretaría de Planeación, es brindar apoyo técnico a las alcaldías y entes descentralizados de los municipios.